Илјадници изводи се издадени без да бидат наплатени, 4 отсто од издадените документи се со погрешни податоци, изводите не се изработуваат навреме – ова се дел од многуте пропусти кои ги утврдил Државниот завод за ревизија за работењето на Управата за водење на матичните книги во 2019 година. Директор на Управата за време на ревизијата е Бујар Дардишта.
Ревизорите утврија проблеми со финансиското работење, со вработувањата, со јавните набавки, а изразија резерва и за усогласеноста со законите и упатствата.
Овој ревизорски извештај само ги потврдува забелешките на граѓаните за неквалитетна услуга и згрешени документи.
„Управата нема донесена интерна процедура со која ќе се регулира постапката за издавањето на изводите и за други услуги за граѓаните. Нема дефиниран тек на активности што треба да ги извршат вработените, со цел воедначено и правилно да постапуваат при давање на бараните услуги“, констатирале ревизорите.
Во 2019 година биле издадени 21.957 погрешни изводи, односно 4 отсто од вкупниот број издадени изводи од матичните книги. Управата нема утврдена постапка за одговорност и за надоместување на штетата при грешките во печатењето, поради што за згрешените изводи не е уплатен приход од милион денари за Управата и 2,2 милиона денари за административна такса во државниот буџет. Згрешените изводи се чуваат во Управата, но не е утврден начинот како понатаму ќе се постапува со нив, ниту се заведени од пописната комисија на институцијата. Управата не води материјална евиденција на изводите по сериски број и нема податоци за вкупно набавените и издадените изводи по сериски број, поради што не може да ги следи и да ги контролира издадените документи.
Во 2019 година Управата остварила 36,2 милиони денари приход од својата дејност. Ревизијата констатирала дека според рекапитуларите од подрачните единици се уплатени 901.000 денари помалку, односно издадени се повеќе изводи отколку што се платени.
Според законот, Управата треба да врши редовни контроли над подрачните одделенија низ градовите, но во 2019 година е извршена контрола само на едно матично подрачје. Со извршениот попис на залихата на обрасците за изводи е констатиран кусок од 94.451 изводи во Скопје, Тетово, Ресен, Гостивар и во Прилеп.
Потесна контрола е направена во подрачната единица Скопје-Центар каде што е констатирано дека книгите во кои се запишуваат барањата од граѓаните не се пропишан образец, туку се различни по содржина и не се пополнуваат секогаш сите барани податоци. Нема хронологија на броевите под кои се запишани барањата, постојат различни барања од ист број, а има примери и кога не е запишан датумот кога се поднесува барањето. Кај 42 отсто од барањата за родени нема доказ за лицето што лично го поднесува барањето, а кај 11 отсто од барањата за извод за умрени нема доказ за крвното сродство со покојниот.
ДЗР во извештајот утврдуваат и одредени неправилности во јавните набавки и реализацијата на склучените договори на Управата, потоа неуредно пополнети барања за издавање на изводи на родени, венчани и умрени каде ги нема сите потребни податоци кои се бараат на образецот, немање интерна процедура со која се регулира постапката на издавање на изводите, како и не водење материјална евиденција на изводите по поединечен сериски број.
Се вработувале лица без да бидат предвидени во планот и без за нив да се обезбеди согласност од Министерството за финансии, а имало и вработувања кои се спротивни на законите, без позитивно мислење од Министерството за информатичко општество и администрација, нетранспарентни и кои одредени вработени ставале во подредена положба. Незаконитости имало и кај ангажирањето лица по договор на дело, односно на таков начин биле примани повеќе отколку што е законски дозволено. Прекршување на законите имало и кај набавките, па се направеле набавки на мебел иако тоа требало да биде само за реконструкција на објектот.
Од ДЗР наведуваат и дека одговорните лица од Управата за водење на матични книги немале забелешки на извештајот.
