Вие сте раководител на одделот за студирање и студентски прашања. Што значи оваа работна позиција?
Мојата улога вклучува надгледување и управување со различни аспекти на студиските програми и услуги поврзани со студентите. Оваа позиција повлекува низа одговорности поврзани и со академскиот и со неакадемскиот аспект на студентскиот живот. Имам важна улога во процесот на прием/запишување, но исто така ги надгледувам услугите и ресурсите насочени кон поддршка на академскиот успех и личниот развој на студентите.
Моја одговорност е и да го организирам работниот процес меѓу другите соработници од нашиот оддел. Се наоѓам во Нова Горица, но моите соработници се сместени во нашата дислоцирана единица во Љубљана. Нашиот факултет го спроведува студискиот процес на двете локации. Севкупно, мојата улога како раководител на одделот за студии и студентски прашања е да создадам средина која ќе води до академски успех, личен раст и благосостојба на студентите и истовремено, нашите студиски програми и студентски услуги да се усогласат со нивната мисија и цели.
Дали им помагате на идните студенти при уписите во ФУДШ, која е вашата улога?
Да, секако, важен дел од мојата работа вклучува помагање на идните студенти во процесот на упис. Им обезбедувам детални информации за нашите студиски програми, условите за прием, роковите за аплицирање и сите други релевантни детали. Нудам насоки за процесот на аплицирање, вклучително и како да се пополнат формуларите за апликација, да се соберат потребните документи и слично. Достапна сум преку телефон или е-пошта, нудам индивидуална поддршка преку состаноци на Зум. Кандидатите можат да дојдат и лично во мојата канцеларија. Колку што можам, давам информации за достапните стипендии, опциите за финансиска помош и сместувањето. Мислам дека помагањето на идните студенти во моментот на запишување е од суштинско значење за создавање позитивен прв впечаток за институцијата и обезбедување дека студентите имаат јасно разбирање за достапните можности.
Дали има разлика во процесот на упис меѓу домашните и, на пример, студенти од Македонија?
Сите домашни и меѓународни студенти (студенти од други земји, како што е Македонија во овој случај) за студии треба да аплицираат преку националниот систем наречен „портал eVŠ“. Дополнително, студентите од Македонија може да се запишат на редовни студии и не треба да плаќаат школарина, бидејќи Република Словенија има склучено билатерален договор со Македонија. Разликата меѓу домашните и странските студенти е што подоцна, странските образовни акредитиви (записници, дипломи итн.) можеби ќе треба да се евалуираат за да се утврди нивната еквивалентност во словенечкиот образовен систем. Факултетот го уредува овој процес. По пријавувањето преку eVŠ, процесот на упис се завршува со исполнување на трудот за упис во нашиот Студентски информативен систем (СИС). Во основа, процесот на запишување се одржува целосно онлајн.
Факултетот го уредува и бројот EMŠO за меѓународните студент. EMŠO е личен матичен број во Република Словенија. Се внесува во службената евиденција и други бази на податоци кога е предвидено со закон. Меѓународните студенти често бараат дополнителна поддршка за транзиција кон новата култура и образовниот систем. Се обидуваме да им обезбедиме програми за ориентација, јазична поддршка и активности за културна интеграција специјално за странски студенти. Во овој поглед, соработуваме и со нашата проектна канцеларија и со нашиот Еразмус координатор.
Дали на вашиот факултет има голем број студенти од Македонија и како ги оценувате според нивните резултати?
Во последните неколку години бројот на студенти од Македонија е зголемен. Во студиската 2019/20 година, на пример, имало запишани само 9 студенти Македонци. Во студиската 2022/23 година имаше 34. Нашиот факултет посветува многу внимание и труд да запише што е можно повеќе странски студенти.
Имаме систем за евалуација кој ги вклучува сите аспекти на нашите активности. Секоја година правиме анализи и објавуваме различни извештаи, достапни и на нашата веб-страница. Во однос на резултатите на студентите, ги проверуваме по секој испитен рок. Ги контактираме сите студенти кои не ги завршиле сите студиски обврски и им нудиме различни видови поддршка. Нашиот систем за туторство е одлична опција во овој поглед.
Како водите целосна евиденција за напредокот на секој ученик во неговата образовна кариера?
Водењето целосна евиденција за напредокот на секој студент во нивната образовна кариера вклучува одржување точни и организирани записи кои следат различни аспекти од нивното академско патување. Користиме комбинација на рачни процеси и дигитални системи за да го постигнеме ова. Користиме студентски информациски систем (SIS) за собирање, складирање и управување со податоци за студентите. Овој систем служи како централизирана база на податоци за сите информации поврзани со студентите, вклучувајќи лични податоци, историја на запишување, академска евиденција и информации за контакт.
SIS генерира официјални записници кои обезбедуваат сеопфатен преглед на академската историја на студентот, вклучувајќи ги положените курсеви, добиените оценки, почестите и сите дисциплински дејствија. За да одржиме целосен историски запис, ги архивираме и складираме студентските записи дури и откако ќе дипломираат. Гарантираме дека евиденцијата на студентите се чува безбедно и е во согласност со прописите за приватност.
СИС овозможува студентите, академскиот кадар, советниците и администраторите (од различни одделенија, не само од одделот за студии и студентски прашања) да пристапат до информациите што им се потребни за поддршка на успехот на студентите и да донесуваат информирани одлуки. Голема поддршка за студентите во нивната образовна кариера нуди и нашиот Центар за кариера.
Постојат многу различни аспекти за водење оддел за студии и студентски прашања. Како успевате да ги обезбедите сите податоци за студентите да добијат навремени и точни информации за нивните прашања?
Се трудам најдобро 😊 Работејќи на факултетот во период од 14 години, собрав значително искуство и во текот на овие години наидов на многу примери на добра практика. Обезбедувањето навремени и точни информации за студентите сигурно вклучува и ефикасна комуникација, добро организирани системи и посветеност на транспарентноста. Воспоставивме централизирана платформа (онлајн портал за студенти на нашата веб-страница) каде што студентите може да пристапат до широк опсег информации. Ова вклучува често поставувани прашања, водичи, формулари, детали за контакт и линкови до релевантни ресурси.
Ние гарантираме дека сите информации се ажурирани. Редовно ги прегледуваме и ажурираме содржините, политиките и процедурите на веб-локациите за да ги одразуваат најновите промени и случувања. Обезбедуваме различни комуникациски канали за студентите, како што се е-пошта, телефон, состаноци на Зум и посети лично. Јас и моите соработници реагираме веднаш и даваме точни одговори на прашањата на студентите.
Бидејќи имаме многу странски студенти, размислуваме да понудиме повеќејазична поддршка за да се осигураме дека јазичните бариери не го попречуваат пристапот до информации. Нашата веб-страница, нашите известувања и некои други материјали се објавени на словенечки и англиски јазик.
Според Вас, дали студентите од Македонија се соочуваат со некакви проблеми околу нивното адаптирање во Словенија?
Индивидуалните искуства може многу да се разликуваат, а многу студенти успешно се прилагодуваат на нивната нова средина. Сепак, приспособувањето кон нова култура, обичаи, општествени норми или градење социјална мрежа може да биде предизвик. Студентите може да доживеат културни разлики во стиловите на комуникација, социјалните интеракции и дневните рутини. Јазичните разлики можат да претставуваат значителна пречка.
На факултетот нудиме комуникација и услуги и на англиски јазик. На странските студенти им даваме неколку совети како да се интегрираат во нова средина што е можно полесно и побрзо. Имам позитивен фидбек од македонските студенти досега. Секако дека е важно меѓународните студенти да одржуваат отворен и проактивен став кон културната адаптација и личниот раст.
Факултетот има можности и за размена на студенти преку програмата Еразмус. Колку студентите ги користат овие можности?
Нашите студенти се многу заинтересирани за учество во мобилноста преку програмата Еразмус+, бидејќи препознаваат дека програмата дава исклучителна можност за стекнување нови знаења, можности и развој. Тие ја користат програмата Еразмус + за преземање мобилност во странство за целите на студирање и за стажирање. Меѓутоа, неодамна стана очигледно дека многу од нашите студенти се заинтересирани и за краткорочна мобилност (BIP – Blended Intensive Programme), како на пример посетување летни школи во институции во странство.